tuteurs.ens.fr/internet/courrier/collectif.tml

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<html>
<head>
<title>Courrier collectif</title>
</head>
<body>
<h1>Le courrier collectif</h1>
<h2>Principes de la modération</h2>
<p>
On appelle ici &#171; courrier collectif &#187; tout courrier envoyé à un alias
tel que <code>eleves@clipper</code> ou encore <code>litt02@clipper</code>. À
l'ENS, le courrier collectif est <em>modéré</em>, c'est-à-dire qu'il n'est
transmis qu'une fois approuvé par une équipe de modération. La modération est
assurée par Jacques Beigbeder (plus connu sous le nom de « Beig »), responsable
du <a href="http://www.spi.ens.fr/">SPI</a>, et par une sous-partie de <a
href="&url.tuteurs;meta/gourous.html">gourous</a> (<code>praden</code>, <code>seguin</code>, <code>amarilli</code> et <code>jachiet</code>).</p>
<p>
Lorsque vous envoyez un courriel à un alias, il est d'abord transmis aux
modérateurs qui décident s'il est pertinent ou non de le transmettre. S'il
n'est pas transmis, vous serez normalement averti par un courriel de refus. En
cas de question ou de problème, vous pouvez contacter la modération en écrivant
à <code>moderators@clipper</code>.
</p>
<h3>Pourquoi la modération ?</h3>
<p>
La modération se justifie par des raisons techniques : &Agrave; l'ENS,
le courrier de tous les utilisateurs d'un compte clipper est stocké sur
un seul et même disque, <code>/var/mail</code>. Si ce disque est plein,
plus personne ne peut ni envoyer, ni recevoir de message. La modération
a pour but d'empêcher le disque de se remplir trop rapidement.</p>
<p>Au passage, on vous rappelle la commande <a
href="&url.tuteurs;unix/place_disque.html"><code>df</code></a> qui
vous permet de voir l'état d'un disque. Ainsi, pour vérifier où en est
<code>/var/mail</code> :</p>
<pre><span class="prompt">clipper ~ $</span> df /var/mail
Filesystem kbytes used avail capacity Mounted on
/dev/dsk/c0t0d0s6 3595709 3291260 268492 93% /var/mail
</pre>
<p>
Ceci vous indique qu'il ne reste que 7% d'espace libre sur le disque
collectif... Or le courrier collectif coûte cher en
ressources. Imaginons un courrier de 10Ko envoyé à
<code>eleves@clipper</code>. Cet alias regroupe plus de 1500
personnes. &Agrave; l'arrivée, on a un courrier qui pèse plus de 15Mo
sur le disque réservé au courrier. La modération permet en outre de
bloquer le spam adressé aux alias collectifs de l'École, ce qui gagne
de la place disque et vous évite d'être (trop) inondé.
</p>
<div class="attention">Pour les petits plaisantins qui auraient envie
de contourner la modération, sachez que ça ne fait pas rire Beig,
l'administrateur système. Vous pourriez voir votre compte
supprimé.</div>
<p>
La modération, outre son importance technique, permet également d'éviter
de submerger les gens de messages mal ciblés, sans intérêt, ou
simplement trop nombreux.
</p>
<h3>Comment est-ce que ça se passe ?</h3>
<p> Prenons un exemple : vous souhaitez envoyer un courrier à
votre promotion littéraire. Il suffit d'adresser votre courrier
directement à l'adresse concernée. Votre courrier arrivera chez les
modérateurs qui devront statuer sur son compte. Trois
possibilités : </p>
<dl>
<dt>Courrier accepté.</dt>
<dd>Votre courrier est transmis.</dd>
<dt>Courrier refusé.</dt>
<dd>Votre courrier est ignoré, il ne sera ni transmis à l'alias proposé ni
posté dans forum. C'est typiquement le cas pour les spams, les erreurs
manifestes (réponse à l'alias collectif au lieu de répondre seulement à
l'expéditeur du courrier) ou les courriers farfelus. Vous devriez recevoir
un message vous indiquant le refus, mais ce n'est pas une garantie ; si vous
avez un doute, contactez les modérateurs.</dd>
<dt>Courrier modéré vers forum.</dt>
<dd>Votre courrier n'est pas envoyé mais posté dans <a
href="&url.tuteurs;internet/forum/">forum</a>, plus précisément dans l'un
des groupes <code>annonces</code>, où il est lisible par tous à moindre coût
de ressources. Les groupes <code>annonces</code> comprennent
<code>annonces</code> à proprement parler (groupe modéré),
<code>annonces.petites-annonces</code>, <code>annonces.theses</code> et
<code>annonces.seminaires</code> (non modérés).</dd>
</dl>
<p>Les modérateurs peuvent également vous demander des précisions,
vous signaler une erreur (vous avez écrit à <code>litt@clipper</code> alors que
ça ne concerne que les littéraires 2002, cf. infra les <a href="#alias">alias
2011-11-05 23:00:43 +01:00
disponibles</a>), etc. Attention, les modérateurs ne peuvent <em>pas</em>
modifier ou corriger vos messages. Si nous vous demandons d'effectuer des
changements ou de transmettre à un autre alias, il faut envoyer un nouveau
courriel.</p>
<h3>Critères de modération</h3>
<p>
La modération ne doit pas être une censure. Elle se fait dans l'objectif
d'économiser de la place disque et d'éviter d'inonder les utilisateurs
de trop nombreux mails. De manière générale, quand un modérateur a un
doute sur le sort du message, il se concerte avec les autres modérateurs
2011-11-05 21:56:40 +01:00
et ils procèdent à un vote. Il n'existe pas de règles strictes pour la
modération, la prise de décision dépend plutôt de chaque cas. Néanmoins,
quelques grands critères peuvent être dégagés :
</p>
<h4>Pertinence des destinataires</h4>
<p>
Chaque courrier doit être adressé le plus précisément possible (cf.
ci-dessous la <a href="#alias">partie sur les alias</a>). Si un message
ne concerne que les physiciens, il doit être adressé aux physiciens
uniquement et non à eleves@clipper. De la même manière, les messages
personnels (type petites annonces) sont prohibés sur les listes
collectives.
</p>
<h4>Légèreté</h4>
<p>
Le courrier doit être le plus léger possible. Les pièces jointes sont
interdites. Si vous avez absolument besoin de transmettre un fichier,
reportez-vous à <a href="#piece-jointe">[1]</a>.
</p>
<h4>Lisibilité</h4>
<p>
Votre courrier doit être <strong>lisible par tous</strong>. Si vous
utilisez un logiciel de mail graphique (Outlook Express, Eudora...),
vérifiez votre configuration pour que vos envois soient en texte brut
(pas de copie en HTML, inutile donc nuisible) sans encodage exotique
(pas de <code>quoted-printable</code> en particulier). Si vous avez
besoin d'aide à ce sujet, reportez-vous au <a
href="http://www.eleves.ens.fr/wintuteurs/tutorials/mailformat/">guide
sur le format des messages sous Outlook Express</a> des <a
href="http://www.eleves.ens.fr/wintuteurs/">WinTuteurs</a>.
</p>
<h4>Communications autorisées</h4>
<p>
Le courrier collectif est normalement réservé à l'administration, au corps
enseignant et aux élèves, dans le cadre d'activités concernant directement l'école :
</p>
<ul>
<li>informations de administration à destination des élèves</li>
<li>activités de recherche et d'enseignement (cours, conférences,
séminaires, groupes de travail)</li>
2011-11-05 21:56:40 +01:00
<li>vie associative de l'école (festivités, COF, Écocampus,
Talens...)</li>
<li>vie politique ou syndicale de l'école (CA/CS, annonces d'AG, de réunions,
d'informations utiles diverses)</li>
</ul>
<p>
Les différents groupes et associations de l'école peuvent occasionnellement
envoyer des mails sur les listes collectives, à conditions que ceux-ci
concernent plus que leurs membres propres et qu'ils aient un intérêt
informatif.
</p>
<p>
Ainsi, on autorise aux groupes et associations de l'école un courrier collectif
par an, pour se présenter.
</p>
<p>
Les différents élus de l'école ont le droit d'envoyer des mails en rapport avec
leurs statuts d'élus.
</p>
<h4>Principe de neutralité</h4>
<p>
2011-04-17 01:29:59 +02:00
Ajoutons que le courrier collectif n'a pas vocation à être un lieu de débat.
Par conséquent tout message purement polémique (ne rentrant pas dans le cadre
des communications autorisées - c'est à dire informatif et en rapport direct
avec l'école) est refusé. Encore une fois, il ne s'agit pas de censurer mais
d'éviter des flots de réponses (baptisés « droit de réponse » par leurs
auteurs) sur un alias collectif. Si vous voulez discuter politique ou autre,
faites-le en privé.
</p>
<p>
Dans tous les cas, chacun doit faire preuve de la plus grande correction à
l'égard de ses interlocuteurs dans tous les échanges électroniques. D'autres
médias sont à votre disposition (BOcal, forum) si votre message ne remplit pas
ces critères.
</p>
<h2><a name="alias">Les alias</a></h2>
<p>
Les alias sur clipper sont gérés par le <a
href="http://www.spi.ens.fr/">SPI</a>. On peut regrouper les alias en
plusieurs groupes, présentés ci-après. En fin de section se trouve également une
liste d'adresses qui ne sont pas des alias, et qui ne sont pas gérées par la
modération.</p>
<h3>Alias qui concernent tout le monde ou presque</h3>
<p>Il s'agit de <code>eleves@clipper</code>,
2011-08-31 12:40:56 +02:00
<code>guests@clipper</code>, <code>tous@clipper</code> et l'alias
particulier <code>tous@ens</code>. Pour des raisons évidentes, la
modération sur ces alias est plus sévère.</p>
<p><code>tous@clipper</code> comprend l'ensemble des comptes actifs,
(certains comptes, qui ne sont plus utilisés depuis longtemps, sont
supprimés, afin d'éviter que s'accumulent sur le disque des mails
jamais lus). <code>tous@clipper</code> concerne environ 1500
personnes, soit les élèves, y compris les CST et les jeunes
archicubes.</p>
<p><code>guests@clipper</code> concerne les gens de passage pour un
an, comme les pensionnaires étrangers, certains magistériens (les
magistériens sont souvent en fait dans les alias fins comme
<code>bio01@clipper</code>). Il n'existe pas vraiment de manière
propre de toucher seulement les magistériens.</p>
<p><code>tous@ens</code> est un alias particulier à manier avec
énormément de précautions. Il ne touche pas seulement les élèves et assimilés
mais aussi l'administration, les enseignants, bref tous les comptes sur une
machine de l'ENS. Il touche environ 5000 personnes. Inutile de dire qu'il est
2011-11-05 21:56:40 +01:00
quasiment réservé à l'administration. La modération de cet alias est d'abord
effectuée par une équipe <em>qui ne comprend pas les modérateurs élèves</em>,
et, si le message est accepté, passe par l'équipe des modérateurs élèves pour
décider de transmettre ou non le message aux élèves.</p>
<h3>Les alias de promo ou de disciplines</h3>
<p>Très simples : c'est <code>phy@clipper</code> pour toucher
tous les physiciens, ou encore <code>00@clipper</code> pour toucher la
promotion 2000.</p>
<p>Pour les disciplines, existent : <code>maths</code>,
<code>phy</code>, <code>bio</code>, <code>litt</code>,
<code>informatique</code> (à la place de l'obsolète
<code>info@clipper</code>, qui attirait plus de spam que de vrai
courrier), <code>geologie</code>.</p>
<p>Un cas un peu particulier est <code>sciences@clipper</code> qui
touche tous les scientifiques et <code>lettres@clipper</code> qui
touche tous les littéraires.</p>
<h3>Les alias fins</h3>
<p>La plus grande partie d'entre eux consiste à spécifier une promo à
un alias de spécialité. Exemple : vous voulez toucher les matheux
2001, vous utilisez <code>maths01</code>. Pour les physiciens 1999, ce
sera <code>phy99</code>. Il est à noter que les alias
<code>bioXX@clipper</code> et <code>bio@clipper</code> renvoient
directement vers l'équivalent vers <code>horus</code>, le serveur du
magistère de biologie. Ces alias sur <code>horus</code> sont gérés par
Pierre Vincens.</p>
<p>La liste complète des alias fins se trouve dans la <a
href="http://www.spi.ens.fr/install/mail-clipper.html">documentation
du SPI</a> (disponible uniquement à partir de l'ENS).</p>
<!--
Cet outil semble avoir disparu&nbsp;?
<p>Vous pouvez
savoir dans quels alias vous vous trouvez avec la commande
<code>mes_alias</code>. Par exemple, dans le cas d'un A/L
2001 :</p>
<pre><span class="prompt">clipper ~ $</span> mes_alias
01
eleves
lettres
lettres01
litt
litt01
tous
</pre>
-->
<h3>Les adresses non gérées par la modération</h3>
<p>La modération ne gère <em>pas</em> :</p>
<dl>
<dt>Les autres listes de diffusion.</dt>
<dd>Les listes SYMPA ou quatramaran (ou gérées par des systèmes tiers),
fréquemment utilisées par les clubs, ne sont pas modérées par la modération.
Le plus souvent, ces listes sont modérées par un respo club ou par quelqu'un
d'extérieur à la modération.</dd>
<dt>Le mail personnel.</dt>
<dd>Évidemment, vos messages personnels sont transmis sans que la modération
les lise ou les approuve.</dd>
<dt>Certains alias clipper.</dt>
<dd>Certains alias tels que celui de <code>tuteurs</code> sont en réalité de
véritables comptes sur clipper. Les messages leur sont donc transmis
directement, sans modération.</dd>
</dl>
<h2>Foire aux questions</h2>
<h4>Je suis un responsable de club/séminaire. Concrètement, que
dois-je faire ?</h4>
<p>
Commencez par mettre en place une liste de diffusion (à demander au <a
href="http://www.spi.ens.fr/">SPI</a>). Ensuite, vous avez traditionnellement
le droit à un courrier collectif à <code>eleves@clipper</code> au début de
l'année, pour présenter votre club/séminaire, dans lequel vous fournissez
l'adresse de votre liste de diffusion pour ceux qui désirent en savoir plus.
Faites attention à ne pas gaspiller votre courriel de présentation en oubliant
d'indiquer aux intéressés un moyen de se manifester.</p>
<p>
Vous pouvez aussi, bien entendu, faire passer vos annonces dans le
groupe <code>annonces</code> de <a
href="&url.tuteurs;internet/forum/">forum</a>.
</p>
<h4>Hier un courrier du club &#171; Tours Eiffel en
allumettes &#187;, aujourd'hui un du club &#171; Cuisine à
la crème &#187;, j'en ai marre de me faire spammer&nbsp;!</h4>
<p>
Si vous trouvez que vous recevez trop de messages de certains expéditeurs, vous
pouvez contacter la modération. Cependant, en cas de désaccord persistant, il
vous faudra peut-être vous adresser à l'expéditeur du message. Vous pouvez aussi
filtrer les messages de cet expéditeur à l'aide de <a
href="&url.tuteurs;internet/courrier/procmail.html">procmail</a>.
</p>
<h4>La modération, c'est de la censure fasciste&nbsp;! On est en
démocratie quand même&nbsp;!</h4>
<p>Rappelons que vous avez signé une charte concernant l'utilisation
des moyens informatiques de l'École, donc vos droits sont déjà
restreints. Ensuite, les modérateurs font ce travail sur demande du
SPI qui n'a pas le temps de s'en occuper. Enfin, la modération se fait
sur des critères techniques et pas à la tête du client.</p>
<h4>J'ai envoyé un message super urgent il y a 3h et ça n'est toujours
pas passé&nbsp;!</h4>
<p>
L'utilisation du courrier collectif pour des messages urgents n'est pas
recommandé. D'une part, les élèves ne consultent pas forcément leur mail avec
une régularité suffisante pour être informés à temps. D'autre part, la
modération étant assurée par des élèves bénévoles sans garantie de
disponibilité, votre message ne sera pas transmis avant qu'un modérateur ait le
temps d'en prendre connaissance.
</p>
<h4>Je ne comprends pas, j'ai envoyé mon courrier il y a plus d'une
semaine et je ne le vois pas dans ma mailbox.</h4>
<p>
Il arrive que certains courriels échappent à l'attention des modérateurs. Si
vous n'avez pas vu passer votre courriel, que vous n'avez pas reçu de message de
refus, et que votre envoi date d'il y a plusieurs jours, vous pouvez contacter
les modérateurs pour leur demander ce qui se passe.
</p>
<h4>J'ai fait une erreur, comment puis-je annuler ou corriger mon
message&nbsp;?</h4>
<p>
S'il a déjà été transmis, c'est bien évidemment trop tard. Sinon, contactez
immédiatement <code>moderators@clipper</code> en indiquant le message concerné
pour que nous ne le transmettions pas. Si vous souhaitez envoyer une nouvelle
version du message en remplacement, envoyez-la à l'alias, pas aux
modérateurs.</p>
<h2>Notes</h2>
<p>
<a name="piece-jointe">[1] </a>
Évitez les formats difficilement lisibles à l'École, tels que Word ou
Excel, qui de plus sont très volumineux : préférez le texte brut, le
HTML ou au pire le PDF). Pour communiquer à vos correspondants
l'emplacement d'un fichier, utilisez l'une des deux solutions
suivantes :
</p>
<ul>
<li> si vous possédez un compte sur clipper, vous pouvez vous
contenter de donner l'adresse du fichier, conservé sur votre
compte. Exemple : &#171; pour le programme du séminaire,
cf. <code>~monlogin/seminaire.pdf</code> &#187;.</li>
<li> déposer le fichier dans votre répertoire <code>www/</code> et
indiquer ensuite l'URL. Exemple : &#171; pour le programme du
séminaire, cf.
http://www.eleves.ens.fr/home/monlogin/seminaire.pdf &#187;</li>
</ul>
<div class="metainformation">Auteurs : Marie-Lan Nguyen, Antoine
Amarilli, Sandro Franceschi, Guillaume Seguin. <date value="from git" />
</div>
</body>
</html>