tuteurs.ens.fr/internet/courrier/collectif.tml

469 lines
19 KiB
XML
Raw Blame History

This file contains invisible Unicode characters

This file contains invisible Unicode characters that are indistinguishable to humans but may be processed differently by a computer. If you think that this is intentional, you can safely ignore this warning. Use the Escape button to reveal them.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE html
PUBLIC "-//ENS/Tuteurs//DTD TML 1//EN"
"tuteurs://DTD/tml.dtd">
<html>
<head>
<title>Courrier collectif</title>
</head>
<body>
<h1>Le courrier collectif</h1>
<h2>En bref</h2>
<p>
Voici un résumé en quelque points de l'essentiel de ce qu'il faut savoir pour
envoyer des annonces collectives aux élèves. Nous recommandons évidemment la
lecture complète de cette page si vous en avez le temps.
</p>
<dl>
<dt>La liste <code>tous@clipper</code></dt>
<dd>L'ENS met à disposition une liste <code>tous@clipper.ens.fr</code>,
servant à faire passer toutes les annonces
concernant la vie à l'école (clubs, conférences et séminaires, etc.).
Des listes plus spécifiques <code>lettres@clipper.ens.fr</code> et
<code>sciences@clipper.ens.fr</code> sont également disponibles.</dd>
<dt>Transmis ou publié</dt>
<dd>Tous les courriers envoyés sur les listes collectives ne sont pas
transmis, pour des raisons évidentes d'encombrement des boites aux lettres
des élèves. Les annonces qui ne sont pas transmises sont publiées sur <a
href="http://blogs.eleves.ens.fr/tous/">le blog des élèves</a>, et sont
intégrées au récapitulatif hebdomadaire qui est envoyé en début de chaque
semaine. Touts les annonces sont les bienvenues et doivent être envoyées
à <code>tous@clipper.ens.fr</code>,
même si elles n'ont pas vocation à être transmises directement à tous.</dd>
<dt>Deadline pour les annonces !</dt>
<dd>Attention à envoyer votre annonce au plus tard le dimanche
précédant l'évènement, pour qu'elle puisse apparaître dans au moins un récap
!</dd>
<dt>Clubs</dt>
<dd>Les clubs peuvent envoyer un e-mail par année qui sera transmis à tous
les élèves, dans lequel il doivent se présenter et proposer un moyen de
communication spécifique pour le reste de l'année, par exemple <a
href="https://lists.ens.fr/wws">une liste sympa</a> ou un blog élève.</dd>
<dt>Communiquer avec l'équipe de modération</dt>
<dd>L'équipe de modération peut répondre à vos questions envoyées à
l'adresse <code>moderators@clipper.ens.fr</code>. Nous vous demandons de <em>ne pas</em> envoyer
vos annonces à cette adresse !</dd>
<dt>Qui sont les modérateurs ?</dt>
<dd>La modération est une équipe d'élèves volontaires de l'ENS, qui prennent
sur leur temps libre pour faire fonctionner le système. À ce titre, il est
normal que le traitement de vos courriers ne soit pas immédiat ! Par
ailleurs, toute personne motivée peut demander à intégrer l'équipe de modération.</dd>
</dl>
<h2>Principes de la modération</h2>
<p>
On appelle ici &#171; courrier collectif &#187; tout courrier envoyé à un alias
tel que <code>eleves@clipper</code> ou encore <code>litt15@clipper</code>. À
l'ENS, le courrier collectif est <em>modéré</em>, c'est-à-dire qu'il n'est
transmis qu'une fois approuvé par une équipe de modération. La modération est
assurée par Jacques Beigbeder (plus connu sous le nom de « Beig »), responsable
du <a href="http://www.spi.ens.fr/">SPI</a>, et par une équipe de modérateurs élèves.</p>
<p>
Lorsque vous envoyez un courriel à un alias, il est d'abord transmis aux
modérateurs qui décident s'il est pertinent ou non de le transmettre. S'il
n'est pas transmis, vous serez normalement averti par un courriel de refus. En
cas de question ou de problème, vous pouvez contacter la modération en écrivant
à <code>moderators@clipper</code>.
</p>
<h3>Pourquoi la modération ?</h3>
<p>
La modération se justifie par des raisons techniques : &Agrave; l'ENS, le
courrier de tous les utilisateurs d'un compte clipper est stocké sur un disque
commun. Pour les comptes anciens, il s'agit de boîtes au format <a
href="https://en.wikipedia.org/wiki/mbox">mbox</a> stockées dans la partition
<code>/var/mail</code>. Pour les comptes depuis 2014, il s'agit de boîtes au
format <a href="https://en.wikipedia.org/wiki/Maildir">Maildir</a> stockées dans
<code>/d</code>.</p>
<p>Si un disque collectif est plein, plus personne ne peut ni envoyer, ni
recevoir de message. Un des buts de la modération est d'empêcher les disques de
se remplir trop rapidement.</p>
<p>Au passage, on vous rappelle la commande <a
href="&url.tuteurs;unix/place_disque.html"><code>df</code></a> qui
vous permet de voir l'état d'un disque. Ainsi, pour vérifier où en est
<code>/var/mail</code> :</p>
<pre><span class="prompt">sas ~ $</span> df /var/mail
Filesystem kbytes used avail capacity Mounted on
/dev/dsk/c0t0d0s6 3595709 3291260 268492 93% /var/mail
</pre>
<pre><span class="prompt">sas ~ $</span> df /d
Filesystem 1K-blocks Used Available Use% Mounted on
kvm11.spi.ens.fr:/a 2113787904K 642279424K 1364133888K 33% /d
</pre>
<p>
Ceci vous indique qu'il ne reste que 7% d'espace libre sur le disque
collectif... Or le courrier collectif coûte cher en
ressources. Imaginons un courrier de 10Ko envoyé à
<code>eleves@clipper</code>. Cet alias regroupe plus de 1500
personnes. &Agrave; l'arrivée, on a un courrier qui pèse plus de 15Mo
sur le disque réservé au courrier. La modération permet en outre de
bloquer le spam adressé aux alias collectifs de l'École, ce qui gagne
de la place disque et vous évite d'être (trop) inondé.
</p>
<p>
La modération, outre son importance technique, permet également d'éviter
de submerger les gens de messages mal ciblés, sans intérêt, ou
simplement trop nombreux.
</p>
<h3>Comment est-ce que ça se passe ?</h3>
<p> Prenons un exemple : vous souhaitez envoyer un courrier à
votre promotion littéraire. Il suffit d'adresser votre courrier
directement à l'adresse concernée. Votre courrier arrivera chez les
modérateurs qui devront statuer sur son compte. Trois
possibilités : </p>
<dl>
<dt>Courrier accepté.</dt>
<dd>Votre courrier est transmis.</dd>
<dt>Courrier refusé.</dt>
<dd>Votre courrier est ignoré, il ne sera ni transmis à l'alias
proposé ni posté sur <a href="http://blogs.eleves.ens.fr/tous/">/tous/</a>. C'est typiquement le cas pour les
spams, les erreurs manifestes (réponse à l'alias collectif au lieu
de répondre seulement à l'expéditeur du courrier) ou les courriers
farfelus. Vous devriez recevoir un message vous indiquant le
refus, mais ce n'est pas une garantie ; si vous avez un doute,
contactez les modérateurs.</dd>
<dt>Courrier publié.</dt>
<dd>Votre courrier n'est pas envoyé mais posté sur <a
href="http://blogs.eleves.ens.fr/tous/">/tous/</a></dd>
</dl>
<p>Les modérateurs peuvent également vous demander des précisions,
vous signaler une erreur (vous avez écrit à <code>litt@clipper</code> alors que
ça ne concerne que les littéraires 2002, cf. infra les <a href="#alias">alias
disponibles</a>), etc. Attention, les modérateurs ne peuvent <em>pas</em>
modifier ou corriger vos messages. Si nous vous demandons d'effectuer des
changements ou de transmettre à un autre alias, il faut envoyer un nouveau
courriel.</p>
<h3>Critères de modération</h3>
<p>
La modération ne doit pas être une censure. Elle se fait dans l'objectif
d'économiser de la place disque et d'éviter d'inonder les utilisateurs
de trop nombreux mails. De manière générale, quand un modérateur a un
doute sur le sort du message, il se concerte avec les autres modérateurs
et ils procèdent à un vote. Il n'existe pas de règles strictes pour la
modération, la prise de décision dépend plutôt de chaque cas. Néanmoins,
quelques grands critères peuvent être dégagés :
</p>
<h4>Pertinence des destinataires</h4>
<p>
Chaque courrier doit être adressé le plus précisément possible (cf.
ci-dessous la <a href="#alias">partie sur les alias</a>). Si un message
ne concerne que les physiciens, il doit être adressé aux physiciens
uniquement et non à eleves@clipper. De la même manière, les messages
personnels (type petites annonces) sont prohibés sur les listes
collectives.
</p>
<h4>Légèreté</h4>
<p>
Le courrier doit être le plus léger possible. Les pièces jointes sont
interdites. Si vous avez absolument besoin de transmettre un fichier,
reportez-vous à <a href="#piece-jointe">[1]</a>.
</p>
<h4>Lisibilité</h4>
<p>
Votre courrier doit être <strong>lisible par tous</strong>. Si vous
utilisez un logiciel de mail graphique (Outlook Express, Eudora...),
vérifiez votre configuration pour que vos envois soient en texte brut
(pas de copie en HTML, inutile donc nuisible) sans encodage exotique
(pas de <code>quoted-printable</code> en particulier). Si vous avez
besoin d'aide à ce sujet, reportez-vous au <a
href="http://www.eleves.ens.fr/wintuteurs/tutorials/mailformat/">guide
sur le format des messages sous Outlook Express</a> des <a
href="http://www.eleves.ens.fr/wintuteurs/">WinTuteurs</a>.
</p>
<h4>Communications autorisées</h4>
<p>
Le courrier collectif est normalement réservé à l'administration, au corps
enseignant et aux élèves, dans le cadre d'activités concernant directement l'école :
</p>
<ul>
<li>informations de administration à destination des élèves</li>
<li>activités de recherche et d'enseignement (cours, conférences,
séminaires, groupes de travail)</li>
<li>vie associative de l'école (festivités, COF, Écocampus,
Talens...)</li>
<li>vie politique ou syndicale de l'école (CA/CS, annonces d'AG, de réunions,
d'informations utiles diverses)</li>
</ul>
<p>
Les différents groupes et associations de l'école peuvent occasionnellement
envoyer des mails sur les listes collectives, à conditions que ceux-ci
concernent plus que leurs membres propres et qu'ils aient un intérêt
informatif.
</p>
<p>
Ainsi, on autorise aux groupes et associations de l'école un courrier collectif
par an, pour se présenter.
</p>
<p>
Les différents élus de l'école ont le droit d'envoyer des mails en rapport avec
leurs statuts d'élus.
</p>
<h4>Principe de neutralité</h4>
<p>
Ajoutons que le courrier collectif n'a pas vocation à être un lieu de débat.
Par conséquent tout message purement polémique (ne rentrant pas dans le cadre
des communications autorisées - c'est à dire informatif et en rapport direct
avec l'école) est refusé. Encore une fois, il ne s'agit pas de censurer mais
d'éviter des flots de réponses (baptisés « droit de réponse » par leurs
auteurs) sur un alias collectif. Si vous voulez discuter politique ou autre,
faites-le en privé.
</p>
<p>
Dans tous les cas, chacun doit faire preuve de la plus grande correction à
l'égard de ses interlocuteurs dans tous les échanges électroniques. D'autres
médias sont à votre disposition (BOcal) si votre message ne remplit pas
ces critères.
</p>
<h2><a name="alias">Les alias</a></h2>
<h3>Alias @clipper</h3>
<p>Ces alias sont modérés par les modérateurs élèves.</p>
<h4>Alias généraux</h4>
<dl>
<dt><code>tous@clipper</code></dt>
<dd>Concerne les élèves, les CST, les étudiants, les pensionnaires étrangers
et les jeunes archicubes (environ 2000 personnes).</dd>
<dt><code>guests@clipper</code></dt>
<dd>Concerne les gens de passage pour un an, comme les pensionnaires
étrangers.</dd>
</dl>
<h4>Alias de promo</h4>
<p>Très basiques : c'est <code>phy@clipper</code> pour toucher
tous les physiciens, ou encore <code>15@clipper</code> pour toucher la
promotion 2015.</p>
<p>Pour les disciplines, existent : <code>maths</code>,
<code>phy</code>, <code>bio</code>, <code>litt</code>,
<code>informatique</code> (à la place de l'obsolète
<code>info@clipper</code>, qui attirait plus de spam que de vrai
courrier), <code>geologie</code>.</p>
<p>Un cas un peu particulier est <code>sciences@clipper</code> qui
touche tous les scientifiques et <code>litt@clipper</code> qui
touche tous les littéraires.</p>
<h4>Alias fins</h4>
<p>La plus grande partie d'entre eux consiste à spécifier une promo à
un alias de spécialité. Exemple : vous voulez toucher les matheux
2015, vous utilisez <code>maths15</code>. Pour les physiciens 2014, ce
sera <code>phy14</code>. Il est à noter que les alias
<code>bioXX@clipper</code> et <code>bio@clipper</code> renvoient
directement vers l'équivalent vers <code>horus</code>, le serveur du
magistère de biologie. Ces alias sur <code>horus</code> sont gérés par
Pierre Vincens.</p>
<h3>Alias @ens</h3>
<p>
La modération de ces alias est d'abord effectuée par une équipe <em>qui ne
comprend pas les modérateurs élèves</em>, et, si le message est accepté, passe
par l'équipe des modérateurs élèves pour décider de transmettre ou non le
message sur <code>tous@clipper</code>.
</p>
<dl>
<dt><code>tous@ens</code></dt>
<dd>Concerne les élèves, l'administration, les enseignants, bref tous les
comptes de toutes les machines de l'ENS (environ 5000 personnes). À utiliser
avec précaution.</dd>
<dt><code>eleves@ens</code></dt>
<dd>Concerne exclusivement les normaliens en scolarité
(environ 1000 personnes).</dd>
<dt><code>eapd@ens</code></dt>
<dd>Concerne les étudiants admis à préparer le diplôme (environ 360
personnes).</dd>
</dl>
<p>La liste complète des alias fins se trouve dans la <a
href="http://www.spi.ens.fr/install/eleves/listes.html">documentation
du SPI</a> (disponible uniquement à partir de l'ENS).</p>
<p>
Vous pouvez savoir dans quels alias vous vous trouvez avec la commande
<code>moncompte</code> (à exécuter dans un terminal depuis un poste en salle informatique). Vous pouvez consulter la liste des alias de clipper et
les personnes qu'ils touchent en regradant dans le répertoire
<code>/usr/local/lib/mail/aliases/</code>.
</p>
<h3>Adresses non gérées par la modération</h3>
<p>La modération ne gère <em>pas</em> :</p>
<dl>
<dt>Les listes SYMPA.</dt>
<dd>Il s'agit de listes <code>@ens.fr</code> crées par le SPI (le plus souvent
pour des clubs) et gérées par le système SYMPA. Deux systèmes SYMPA
coexistent à l'ENS : l'ancien (<code>sympa@ens.fr</code>) voué à
disparaître, et le nouveau <a
href="https://lists.ens.fr/wws">https://lists.ens.fr/wws</a>. Elles sont
parfois modérées par le responsable de la liste (et non par les modérateurs
élèves).</dd>
<dt>Les listes quatramaran.</dt>
<dd>Ces listes <code>@quatramaran.salle-s.org</code> sont utilisés par certains
clubs et sont gérées par le <a
href="http://quatramaran.salle-s.org">quatramaran</a>, une machine
appartenant à d'anciens élèves. Elles sont parfois modérées par le
responsable de la liste (mais jamais par les modérateurs élèves).</dd>
<dt>Les faux alias clipper.</dt>
<dd>Certains alias tels que celui de <code>tuteurs</code> correspondent en
réalité à de véritables comptes clipper. Les messages leur sont donc
transmis directement, sans modération.</dd>
<dt>Le mail personnel.</dt>
<dd>Évidemment, vos messages personnels sont transmis sans que la modération
les lise ou les approuve.</dd>
</dl>
<h2>Foire aux questions</h2>
<h4>Je suis un responsable de club/séminaire. Concrètement, que
dois-je faire ?</h4>
<p>
Commencez par mettre en place une liste de diffusion (à demander
au <a href="http://www.spi.ens.fr/">SPI</a>). Ensuite, il vous
choisir sur quelle liste envoyer ce message : sciences@ s'il s'agit
d'un message à destination des scientifiques, lettres@ si c'est pour
les littéraires, 14@ pour toucher la promotion entrée en 2014,
etc. Il est important de bien choisir votre public afin de limiter
le nombre de message.
Dans votre courriel de présentation, n'oubliez pas de fournir
l'adresse de votre liste de diffusion pour ceux qui désirent en savoir
plus.</p>
<p>
Vous pouvez aussi, bien entendu, faire passer vos annonces sur la page <a href="http://blogs.eleves.ens.fr/tous">/tous/</a>.
</p>
<h4>Hier un courrier du club &#171; Tours Eiffel en
allumettes &#187;, aujourd'hui un du club &#171; Cuisine à
la crème &#187;, j'en ai marre de me faire spammer&nbsp;!</h4>
<p>
Si vous trouvez que vous recevez trop de messages de certains expéditeurs, vous
pouvez contacter la modération. Cependant, en cas de désaccord persistant, il
vous faudra peut-être vous adresser à l'expéditeur du message. Vous pouvez aussi
filtrer les messages de cet expéditeur à l'aide de <a
href="&url.tuteurs;internet/courrier/procmail.html">procmail</a>.
</p>
<h4>La modération, c'est de la censure fasciste&nbsp;! On est en
démocratie quand même&nbsp;!</h4>
<p>Rappelons que vous avez signé une charte concernant l'utilisation
des moyens informatiques de l'École, donc vos droits sont déjà
restreints. Ensuite, les modérateurs font ce travail sur demande du
SPI qui n'a pas le temps de s'en occuper. Enfin, la modération se fait
sur des critères techniques et pas à la tête du client.</p>
<h4>J'ai envoyé un message super urgent il y a 3h et ça n'est toujours
pas passé&nbsp;!</h4>
<p>
L'utilisation du courrier collectif pour des messages urgents n'est pas
recommandé. D'une part, les élèves ne consultent pas forcément leur mail avec
une régularité suffisante pour être informés à temps. D'autre part, la
modération étant assurée par des élèves bénévoles sans garantie de
disponibilité, votre message ne sera pas transmis avant qu'un modérateur ait le
temps d'en prendre connaissance.
</p>
<h4>Je ne comprends pas, j'ai envoyé mon courrier il y a plus d'une
semaine et je ne le vois pas dans ma mailbox.</h4>
<p>
Il arrive que certains courriels échappent à l'attention des modérateurs. Si
vous n'avez pas vu passer votre courriel, que vous n'avez pas reçu de message de
refus, et que votre envoi date d'il y a plusieurs jours, vous pouvez contacter
les modérateurs pour leur demander ce qui se passe.
</p>
<h4>J'ai fait une erreur, comment puis-je annuler ou corriger mon
message&nbsp;?</h4>
<p>
S'il a déjà été transmis, c'est bien évidemment trop tard. Sinon, contactez
immédiatement <code>moderators@clipper</code> en indiquant le message concerné
pour que nous ne le transmettions pas. Si vous souhaitez envoyer une nouvelle
version du message en remplacement, envoyez-la à l'alias, pas aux
modérateurs.</p>
<h2>Notes</h2>
<p>
<a name="piece-jointe">[1] </a>
Évitez les formats difficilement lisibles à l'École, tels que Word ou
Excel, qui de plus sont très volumineux : préférez le texte brut, le
HTML ou au pire le PDF). Pour communiquer à vos correspondants
l'emplacement d'un fichier, utilisez l'une des deux solutions
suivantes :
</p>
<ul>
<li> si vous possédez un compte sur clipper, vous pouvez vous
contenter de donner l'adresse du fichier, conservé sur votre
compte. Exemple : &#171; pour le programme du séminaire,
cf. <code>~monlogin/seminaire.pdf</code> &#187;.</li>
<li> déposer le fichier dans votre répertoire <code>www/</code> et
indiquer ensuite l'URL. Exemple : &#171; pour le programme du
séminaire, cf.
http://www.eleves.ens.fr/home/monlogin/seminaire.pdf &#187;</li>
</ul>
<p>Reportez-vous à <a href="http://www.eleves.ens.fr/docs/tutor/index.html">cette page</a> pour plus d'informations sur les pages élèves.</p>
<div class="metainformation">Auteurs : Marie-Lan Nguyen, Antoine
Amarilli, Sandro Franceschi, Guillaume Seguin, Alex Auvolat. <date value="from git" />
</div>
</body>
</html>