Vider sa messagerie à l'ENS

Cette page s'adresse à ceux qui ont reçu, en se loguant sur une machine de l'ENS, le message suivant :

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ATTENTION, votre boîte à mails est BEAUCOUP trop grosse. Si vous
continuez à la laisser grossir, vous risquez de bloquer les mails des
autres utilisateurs. Contactez au plus vite <tuteurs@clipper.ens.fr>
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Pourquoi ce message ? Comment corriger ce problème ? Vous l'apprendrez en lisant cette page.

Remarque : si le moindre passage de cette page reste obscur pour vous, n'hésitez surtout pas à contacter un tuteur. Ils sont là pour ça, et se feront un plaisir de vous renseigner et de vous conseiller.

Explication de ce message

Ce message est envoyé automatiquement à ceux dont la messagerie dépasse la taille maximale autorisée. Pourquoi cette limitation ?

La taille maximale autorisée

S'il faut veiller à ce que nos messageries n'occupent pas trop d'espace disque, c'est parce que l'espace disque n'est pas illimité à l'ENS, et que les disques durs de serveurs que nous utilisons coûtent cher ; on ne peut donc pas les multiplier à l'infini.

Quelle est la taille maximale autorisée ?

À l'heure actuelle, la taille maximale autorisée tourne autour de 10 Mo, en suivant le calcul suivant :

• la partition /var/mail, c'est-à-dire la portion de disque dur qui héberge toutes les boîtes mail, mesure un peu plus de 22 Go, c'est-à-dire 22 000 Mo ;
• elle héberge près de 2 300 comptes, à la date du 20 avril 2005.

Un rapide calcul mental montre que cela autorise une moyenne inférieure à 10 Mo par utilisateur. Qu'est-ce que cela signifie ? Tout simplement que si tout le monde a 10 Mo de courrier dans sa boîte, la partition sera pleine ; et si elle est pleine, plus personne ne pourra plus recevoir de courrier. Par conséquent, chaque utilisateur doit veiller à rester en dessous de la barre fatidique des 10 Mo, et à s'en écarter le plus possible.

Toutefois, ces 10 Mo ne doivent en aucun cas être considérés comme un dû : si le nombre d'utilisateur augmente, leur vigilance devra augmenter proportionnellement, car l'espace disque moyen disponible par utilisateur diminuera d'autant. C'est pour compenser ces baisses de vigilance que le message est envoyé à ceux dont la boîte dépasse la taille maximale autorisée.

Pourquoi ne pas instaurer des quota ?

En imposant un quota, par exemple de 10 Mo par utilisateur, on éviterait à coup sûr que la partition soit pleine !

Certes, mais cela pourrait également avoir des conséquences désastreuses : un compte recevant beaucoup de spams (courrier indésirable), et qui ne serait pas vidé pendant une longue période, par exemples les grandes vacances, pourrait se retrouver saturé, et ne plus pouvoir accepter des messages importants. Par ailleurs, il faudrait affiner sans cesse les quotas pour les adapter aux besoins de chaque utilisateur particulier, selon ses responsabilités, ses besoins, etc.

En un mot comme en cent, cette politique de quota serait quasi ingérable, ou inique. Aussi les administrateurs système de l'ENS ont-ils pris le parti de miser sur la vigilance et le sens des responsabilités de chaque utilisateur.

Comment savoir combien de place occupe ma boîte ?

La commande du permet de savoir combien de place votre boîte occupe :

bireme ~ $ du -h /var/mail/$USER

Moins votre messagerie est grosse, mieux ce sera ; si vous voyez qu'elle approche de la limite, il est temps de penser à la vider ; si vous avez déjà dépassé la limite, il est urgent de la vider.

Pour obtenir plus d'informations sur le commande du et sur la taille des partitions, consultez la page consacrée à l'espace disque.

Comment vider sa boîte ?

Il existe trois façons de vider sa boîte :

1. effacer des messages ;
2. effacer des pièces jointes ;
3. archiver des messages sur une autre partition.

Quels messages trier en priorité ?

Si votre messagerie contient beaucoup de messages, il peut être difficile de savoir par quels messages commencer le tri. La réponse est simple : par ceux qui occupent le plus d'espace disque !

La chasse aux pièces jointes

Concrètement, il faut savoir que ce qui prend le plus de place dans un courriel, ce sont les pièces jointes. Un message simplement composé de texte occupe très peu de place : quelques Ko (milliers d'octets) seulement, voire moins (quelques centaines d'octets). En revanche, dès qu'un message commence à comporter des feuilles HTML, des images, des photographies, des transparents, des fichiers de traitement de texte, des feuilles de tableur, voire des vidéos, il occupe rapidement beaucoup de place.

Il faut savoir que toutes les pièces jointes sont susceptibles de consommer beaucoup d'espace disque, même peu gourmandes :

• certaines sont très gourmandes, mais relativement rares par rapport aux autres, comme les vidéos ou les photos ;
• certaines sont beaucoup moins gourmandes, mais beaucoup plus fréquentes, et leur nombre fait considérablement augmenter la taille de vos messages, comme les messages en HTML : de très nombreuses personnes, sans le savoir, ont configuré leur logiciel de courrier, par exemple Mozilla Thunderbird ou Microsoft Outlook, pour envoyer en double chacun de leurs messages : une version texte, et une version HTML qui triple la taille des messages ;
• enfin, certaines pièces jointes sont à la fois répandues et volumineuses, comme les fichiers DOC. Il convient donc de les traquer sans scrupules.

Ainsi, si vous triez vos messages, commencez par les messages qui contiennent des pièces jointes, surtout si elles sont volumineuses. Et le reste du temps, dès que vous recevez ce type de message volumineux, pensez à l'effacer, à l'archiver ou à effacer sa pièce jointe immédiatement : n'attendez pas qu'il soit enfoui sous un grand nombre d'autres messages !

Voir la taille des messages

Si toutefois vous avez laissé passer de gros messages, il n'est pas toujours évident de les identifier après coup. Aussi est-il possible de trier tous ses messages selon leur taille, ce qui permet de commencer par trier les plus gros :

• avec Pine : tapez $ puis z. Vous pourrez voir entre parenthèses la taille (en octets) des messages  ;
• avec Mutt : tapez o puis z ; vous voyez alors la taille de chaque message, en nombre de lignes, indiquée entre parenthèses. Pour voir la taille en octets, allez sur chaque message (en commençant par les plus gros, naturellement), et appuyez sur v.

Effacer des messages

La première façon de vider sa boîte, la plus simple, est d'effacer des messages ; mais rassurez-vous, ce n'est pas la seule, comme nous le verrons plus bas.

Effacer des messages avec Pine

Si vous utilisez le logiciel Pine, placez-vous sur le courrier et appuyez sur D (comme indiqué en bas de l'écran) pour effacer un courrier électronique. Il vous sera demandé confirmation au moment de quitter Pine ; vous pouvez entre-temps utiliser U pour annuler votre ordre.

Vous trouverez plus d'informations sur le fonctionnement de Pine sur la page consacrée à Pine sur le site des tuteurs.

Effacer des messages avec Mutt

Si vous utilisez le logiciel Mutt, placez le curseur, au moyen des flèches, sur le message à effacer, et appuyez sur la touche D (qui signifie delete, détruire). Une balise D apparaît devant le message ; vous pouvez annuler cet ordre en tapant sur la touche U. Lorsque vous quitterez Mutt, si vous n'avez pas annulé, le message sera effacé.

Vous trouverez plus d'informations sur le fonctionnement de Mutt sur la page consacrée à Mutt sur le site des tuteurs.

Effacer des pièces jointes

Vous venez de recevoir un message accompagné d'une pièce jointe volumineuse. Vous aimeriez conserver cette pièce jointe sans empiéter sur les ressources d'autrui. Comment faire ?

Vous pouvez procéder en deux étapes :

• sauvegarder la pièce jointe sur une autre partition ;
• effacer la pièce jointe de la partition /var/mail.

Sauvegarder une pièce jointe d'un message

Sauvegarder une pièce jointe avec Pine

Dans l'index des messages, allez sur votre message et appuyez sur la touche > ; vous verrez, comme d'habitude, le texte du message ; appuyez encore sur la touche > et vous verrez la liste des pièces jointes.

Sélectionnez la pièce jointe que vous voulez sauvegarder et appuyez sur S ; en suivant les étapes indiquées par Pine, vous pourrez donner le nom sous lequel sauvegarder la pièce jointe.

Sauvegarder une pièce jointe avec Mutt

Dans l'index des messages ou lorsque vous lisez un message (vous avez le choix), appuyez sur v ; vous verrez alors la liste des pièces jointes.

Allez sur la pièce jointe à sauvegarder et appuyez sur s, puis indiquez le nom sous lequel vous voulez la sauvegarder.

Effacer une pièce jointe avec Pine ou Mutt

Une fois que vous avez sauvegardé la pièce jointe, vous pouvez l'effacer du message. Ceci veut dire que la pièce jointe, à ce moment du processus, se trouve sur deux partitions à la fois : sur /var/mail (dans le message qui vous l'a envoyée), et sur la partition de votre promotion (dans le répertoire et le nom de fichier que vous avez indiqués).

Or, le but du processus était de libérer de l'espace disque sur /var/mail ; il reste donc à effacer la pièce jointe du message.

La méthode est la même sous Pine et sous Mutt : lorsque vous êtes dans l'index des pièces jointes, allez sur celle que vous voulez effacer et appuyez sur d ; un D s'affiche devant la pièce jointe, indiquant qu'elle est candidate à l'effacement. Si vous avez des remords ou que vous avez commis une erreur de manipulation, vous pouvez annuler l'effacement en appuyant sur u (comme undelete). La pièce jointe sera effacée lorsque vous quitterez Pine ou Mutt.

Archiver des messages sur une autre partition

Pour un certain nombre de raisons, on peut vouloir conserver des messages après les avoir lus, au lieu de les effacer. Pour les conserver tout en libérant de l'espace disque sur la partition /var/mail, il faut créer des dossiers sur une autre partition, typiquement celle où vous avez votre compte d'utilisateur.

Un dossier est un fichier contenant des courriels. Les dossiers peuvent être aussi bien utilisés avec Pine qu'avec Mutt ou le Webmail, et l'on peut lire avec l'un de ces programmes ou interfaces ce que l'on a archivé avec un autre (à une exception près : Mutt permet de lire et de remplir des dossiers compressés, contrairement à Pine et au Webmail).

Archiver son courrier avec Pine

Les dossiers de Pine sont accessibles par l'entrée « FOLDER LIST » du menu principal. À l'ouverture de votre compte, vous n'avez pas de dossiers, et seule apparaît dans ce menu votre boîte aux lettres (sous le nom INBOX).

Pour sauvegarder un message, tapez S dans l'index. Pine vous demande alors dans quel dossier sauvegarder ce message : choisissez un nom, il sera créé s'il n'existe pas encore. Vous pourrez ensuite revenir dans le menu « FOLDER LIST », et vous verrez alors apparaître le dossier en question à côté des autres. La manipulation des messages dans un dossier est identique à celle de votre boîte aux lettres : vous pouvez lire les messages, les effacer, y répondre, et même les faire passer d'un dossier à un autre.

Vous trouverez plus d'informations sur le fonctionnement de Pine sur la page consacrée à Pine sur le site des tuteurs.

Archiver son courrier avec Mutt

Vous pouvez archiver votre courrier dans des dossiers (folders) au nom des personnes avec qui vous correspondez. L'intérêt est triple :

1. vous rangez dans un même lieu tous les courriers se rapportant à une même conversation ou à un même échange ;
2. vous évitez d'accumuler dans votre boîte aux lettres principale un grand nombre de courriers dans lequel vous ne vous y retrouvez plus. 100 courriers dans sa boîte aux lettres est un grand maximum ;
3. vous vous ferez moins d'ennemis à l'ENS...

Pour ranger un courrier, tapez S (sauver, ou save). Mutt vous répond :

Save to mailbox ('?' for list): =son.nom

où son.nom est le nom de votre correspondant. Si le nom du dossier vous convient, confirmez avec « Entrée ». Le courrier est désormais indiqué comme détruit, et se trouve dans le nouveau dossier.

Pour aller dans un dossier donné : tapez C (changer, ou change). Mutt vous demande un nom de dossier. Les noms de dossiers sont toujours précédés du signe « égal ». Si donc vous voulez aller dans le dossier tuteurs, tapez C et complétez avec =tuteurs. Pour revenir à la mailbox principale, tapez c!.

Mutt propose aussi la liste des dossiers : tapez ? pour avoir la liste, sélectionnez le dossier avec les flèches et tapez « Entrée ».

Vous trouverez plus d'informations sur le fonctionnement de Mutt sur la page consacrée à Mutt sur le site des tuteurs.

Et si l'autre partition est pleine ?

Vous avez archivé vos messages sur une autre partition (typiquement celle de votre promotion), et nous vous en félicitons. Mais les messages s'accumulant, cette partition peut se retrouver à son tour menacée de saturation.

Pour éviter cela, il est recommandé d'archiver à l'extérieur de l'ENS vos dossiers, lorsqu'ils commencent à prendre trop de place.

Vous pouvez par exemple archiver vos messages sur votre ordinateur personnel si vous en avez un, mais il se peut que ce ne soit pas suffisamment fiable, car un virus ou tout autre dysfonctionnement (voire une simple erreur de manipulation) peut vous en priver définitivement. Ce n'est donc pas la méthode que nous vous recommandons, même si elle reste tout à fait possible.

L'idéal est souvent d'archiver ses messages sur un support externe. La capacité d'une disquette est souvent trop restreinte, et ne suffit pas à archiver un grand nombre de messages (surtout s'ils contiennent des pièces jointes). En revanche, le CD-ROM est un support fiable et d'une capacité généralement suffisante ; vous pouvez vous en faire graver un. Pour plus de renseignements, consultez la page consacrée à l'espace disque.

Assistance personnalisée : les tuteurs

Si vous avez le moindre doute, si vous craignez de faire une fausse manipulation, n'hésitez surtout pas à contacter les tuteurs, qui sont là pour ça ; vous pouvez les contacter physiquement, en leur tapant (gentiment) sur l'épaule, mais aussi par courriel à l'adresse tuteurs@ens.fr, ou encore en utilisant talk.